2.2 Objetivos del departamento
2.3 Organigrama del departamento
2.4 Descripción de puesto
2.5 Funciones de contraloría
2.6 Funciones de crédito y cobranza
2.7 Funciones de auditoria de ingresos
2.8 Funciones de contraloría de costos
2.9 Funciones de compras
2.1 CONCEPTO DE CONTABILIDAD
Es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados y, través de estos se puede orientar sobre el curso que sigue un negocios mediante datos contables y estadísticos. También ayuda en la toma de decisiones.
Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa
2.2 OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO
Proporcionar información referente al valor de los activos del hotel, así como las deudas que se tengan con terceros. Su principal tarea es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por el establecimiento.
Esta información debe cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.
2.3 ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO
2.4 DESCRIPCION DE PUESTOS
-CONTRALOR GENERAL.
Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que esta sujeto este, así como proporcionar la información contable, financiera y fiscal que le sea requerida.
Auxilia al director general para tomar decisiones y su objetivo primordial es vigilar que los costos y gastos del hotel sean mínimos y justificados dentro de las posibilidades. Está al cuidado de fondos, valores, y del control general.
-JEFE DE CREDITO Y COBRANZA
Tiene como responsabilidad vigilar que se realicen los cobros a los clientes en tiempo y forma, custodiar documentos por cobrar, envio de correspondencia de cobro a los clientes, controlar cupones de agencias y elaborar formular reportes de antigüedad de saldos.
-JEFE DE AUDITORIA DE INGRESOS
Es responsable de llevar a cabo la auditoria de los ingresos del hotel, la cual puede ser especial o detallada, durante un ejercicio o periodo determinado.
-JEFE DE COSTOS
Tiene como responsabilidad realizar los cálculos de los costos de producción, administración y Operación, así como verificar soportar que estos datos sean verdaderos.
-JEFE DE COMPRAS
Se encarga de establecer sistemas de procedimientos que permitan ejecutar el plan de compras normales y de emergencia, al menor costo posible, sin perjuicio de la calidad y de los plazos de entrega.
-TESORERO
El tesorero es el responsable de resguardar y controlar el flujo de dinero de la empresa, en este caso del hotel. El es quien realiza transacciones bancarias para pago a proveedores, compras, etc. Así como la entrada de dinero por concepto de ventas, acreedores, etc.
2.5 FUNCIONES DE CONTRALORIA
El área de contraloría tiene como funciones el establecer sistemas y procedimientos de control y registro contables, establecer planes financieros, formular presupuestos, revisión de estados financieros, interpretarlos y asesorar a la gerencia general en la toma de deciciones.
Básicamente su tarea principal es el supervisar y controlar las diversas aéreas dentro del departamento.
2.6 FUNCIONES DE CREDITO Y COBRANZA
Esta área se encarga de verificar en una venta a quien, el monto, la forma y el plazo que se le va a vender. Así mismo se asegura que los plazos de pago se cumplan y cuando no, tomen medidas para procurar el pago lo antes posible.
Mayormente las empresas efectúan sus ventas a crédito ya que esto representa una manera de atraer más clientes, crecer, y darle movilidad al mercado. Es por esto que toda compañía necesita evaluar el riesgo de financiar temporalmente a sus clientes y por otra parte procurar el pago oportuno de este crédito
Así pues, la función principal de esta área es el llevar un control de los créditos efectuados por concepto de ventas y el seguimiento a los pagos de estos.
2.7 FUNCIONES DE AUDITORIA DE INGRESOS
Los ingresos son cantidad de dinero que entra o se recibe o que puede generar el ente contable, refleja la dinámica y el desarrollo de las actividades del negocio de manera favorable y donde la cantidad debe superar las proporciones del gasto, y en su defecto por lo menos estar en términos iguales para mantener el equilibrio financiero del ente contable.
La ausencia del flujo de ingresos genera la necesidad de reclasificar el gasto en cuentas del activo, mientras se genera el dicho flujo.
Los ingresos pretenden recuperar los recursos que el ente contable ha usado en los gastos o inversiones representadas en los activos. La dinámica del negocio involucra la necesidad de mantener una ecuación favorable donde la realización de los activos mas el gasto debe ser menor a la cuantía del ingreso.
Así pues, el área de auditoria de ingresos se encarga de registrar de manera contable la entrada y el flujo de dinero por concepto de ventas de servicios (en el caso del hotel) de manera que proporcione la información necesaria para ayudar a la dirección en el control de operación del negocio o en las funciones implicadas sobre la producción del establecimiento, asi como elaborar presupuestos y proyecciones.
Para ello debe efectuar los siguientes puntos:
-Registrar los ingresos e informar en las cuentas de resultados apropiadas sobre bases coherentes.
-Registrar los ingresos en forma y cantidad correcta
-Registrar los ingresos en tiempo de pago(es decir cuando ya se ha ganado el dinero).
-Registrar los ingresos en las cuentas correspondientes al balance general.
2.9 FUNCIONES DE COMPRAS
El área de Compras tiene como función procurar el suministro de las materias primas y productos que una empresa necesita: en la cantidad requerida, cumpliendo las exigencias de calidad establecidas, suministrados en el momento preciso, al menor precio posible con las mejores condiciones de pago y con las máximas garantías de solvencia técnica y financiera continuidad en el suministro bajo cualquier circunstancia
Es responsable de las negociaciones con los proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.
